Arsip, Hal Vital yang Relatif Dilupakan

77

Yogyakarta – BPH Migas dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya tidak terlepas dari peran sejarah, pengalaman, dan memori yang telah digunakan untuk membuat evaluasi dan perbaikan kinerja. Oleh karena itu, BPH Migas melalui Bagian Umum dan Kepegawaian menyelenggarakan kegiatan Pengelolaan Arsip Digital dan Tata Persuratan di Lingkungan BPH Migas, Hari Jumat, 28 Juli 2017 di Hotel Harper Mangkubumi Yogyakarta.

Sebuah organisasi berjalan setiap hari, kegiatan demi kegiatan direncanakan, dibuat lalu dievaluasi untuk dipelajari dan dicari formulasi yang paling tepat dalam rangka memberikan pelayanan yang paling maksimal. Evaluasi dari sebuah kegiatan menjadi penting bagi sebuah organisasi dalam rangka pembelajaran dan penyusunan kinerja yang lebih baik lagi.

Dilansir dari situs wikipedia, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Peran arsip bagi lembaga BPH Migas pun memang sangat penting agar dapat meningkatkan kinerja BPH Migas dengan perbaikan-perbaikan di sektor-sektor yang terkait dengan tugas pokok dan fungsi BPH Migas.

Tujuan pengelolaan arsip ada 5, antara lain untuk meningkatkan kinerja lembaga melalui ketersediaan informasi (arsip) secara cepat dan tepat, meningkatkan efisiensi pengelolaan melalui penyusutan yang teratur berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, meningkatkan pengamanan arsip melalui penataan prosedur dan program arsip vital serta penyelamatan arsip terjaga, memberikan jaminan kepastian hukum dalam hubungan para pihak terkait dengan fungsi arsip sebagai alat bukti hukum, menyelamatkan arsip statis untuk bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

Menurut Kepala Subbagian Umum, Rudi Wimbarso mengatakan “bahwa dalam proses manajemen suatu instansi akan dapat berjalan lancar apabila ada dukungan pengelolaan arsip secara baik dan tertib, oleh karena itu kegiatan ini dilaksanakan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan para Pegawai BPH Migas dalam hal pengelolaan arsip secara baik dan tertib”

Kegiatan ini merupakan salah satu pengembangan personil BPH Migas dengan harapan bahwa pengetahuan dan pengalaman yang telah didapatkan dari kegiatan ini dapat segera diimplementasikan di unit kerja masing-masing sehingga dapat membuat BPH Migas secara institusi dapat menjadi good govarnance yang semakin baik.